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Prima di iniziare a lavorare con AssoSprint...

Grazie per aver scelto AssoSprint

Prima che tu inizi a lavorare con il nostro gestionale, vogliamo darti qualche indicazione di base

  • AssoSprint è un gestionale cloud, pertanto richiede per il suo funzionamento una connessione ADSL con almeno 2 megabit in download e il browser web Google Chrome
  • Esistono due livelli di utenza: Utente amministratore e utente semplice. L'utente semplice non ha accesso a informazioni riservate come statistiche e totali.
  • Oltre al livello, ad ogni utente, possono essere associati uno o più moduli attraverso l'apposita funzionalità amministrazione -> utenti
  • Per rendere semplice l'utilizzo del software, ciascun modulo è contraddistinto da un colore (ad esempio verde per anagrafica soci, arancio chiaro per pagamenti).
  • Per visualizzare la maschera relativa al modulo desiderato, fare click sull'icona colorata presente nella barra in alto.
  • Sempre nella barra in alto, sul lato destro, sono presenti alcune informazioni: Stagione sportiva attualmente associata all'utenza (per cambiarla, fare click sulla stagione e selezionarne un'altra utilizzando l'apposita tendina), Menu utente dal quale è possibile modificare la password e altre informazioni dell'utente stesso, oppure effettuare il logout.

Come iniziare (Area amministrazione)

Una volta effettuato il primo abbonamento, l'utente potrà cimentarsi con le configurazioni iniziali.

  1. Creazione dei prodotti da amministrazione -> prodotti
  2. Censimento di eventuali nuovi utenti da amministrazione -> utenti
  3. Censimento dello staff da amministrazione -> staff
  4. Sezione modulistica - customizzazione del testo dell'informativa sulla privacy, delle condizioni di iscrizione e dell'autodichiarazione dei compensi dei tecnici (questi moduli escono in automatico in pdf quando si censisce un nuovo socio, o quando si genera il compenso di un tecnico).
  5. Customizzare le varie opzioni disponibili da amministrazione -> opzioni
  6. Definire le strutture (ad esempio, Palestra 1, Sala 2, Vasca grande) e le relative aree (ad esempio (angolo sud, corsia 1, ecc..) da amministrazione -> strutture e aree

L'area amministrazione consente anche la definizione dei livelli (ad esempio cintura nera, 3 livello, ecc...), moduli personalizzati (ad esempio richiesta medico sportivo), scontistiche (convenzioni), avvisi (senza necessità di utilizzare un programma di tipo word processor), generazione compensi dei tecnici (da staff)


Cosa c'è di nuovo

Abbiamo usato la nostra esperienza ed i vostri feedback per migliorare il nostro prodotto, rendendolo ancora più facile da usare e ricco di novità. Ecco un estratto delle novità principali:

  • Nuova interfaccia più semplice e intuitiva
  • in anagrafica soci, ora, vengono mostrate anche le informazioni sullo status dei pagamenti del socio
  • Potenziata la scheda socio: maggiore facilità nell'aggiungere il socio ad una lista, visualizzazione di tutti i pagamenti e non solo quelli della stagione corrente, possibilità di gestire l'utenza DESKALO collegata, visualizzazione elenco comunicazioni inviate
  • Anagrafica soci - potenziata la ricerca avanzata
  • Anagrafica soci - possibilità di esportare elenco soci in formato excel con diversi template (corrispondenti a quelli delle federazioni e degli enti di promozione sportiva)
  • Anagrafica soci - aggiunti quattro campi custom personalizzabili
  • Pagamenti - possibilità di utilizzare numerazioni di ricevuta diverse per lo stesso anno solare
  • Pagamenti - possibilità di non emettere la ricevuta contestualmente al pagamento ( i pagamenti senza ricevuta possono essere eliminati)
  • Pagamenti - possibilità di emettere una ricevuta con data retroattiva
  • Pagamenti - implementato report di chiusura
  • Mobile - migliorata interfaccia e aggiunta possibilità di spuntare ingressi abbonamenti
  • Deskalo - aggiunta possibilità di limitare prenotabilità di eventi a soci di determinate liste e di personalizzare i prodotti da far pagare.
  • Statistiche - migliorata l'area e aggiunte nuove statistiche
  • Prima nota - aggiunta possibilità di customizzare le tipologie di operazioni
  • Prima nota - aggiunta la possibilità di censire più conti di saldo
  • Guida - aggiunta guida all'interno del programma
  • Attività - Semplificata la reportistica
  • Attività - aggiunta la possibilità di impostare aree diverse per giorni diversi dello stesso corso
  • Attività - aggiunte statistiche sul singolo corso
  • Amministrazione - aggiunta funzionalità di gestione numerazioni di ricevute

Come si utilizza la versione mobile

Per accedere alla versione mobile, non si utilizza più il vecchio link ma si deve accedere direttamente da smartphone allo stesso link per la versione desktop: https://gestionale.assosprint.it


Area Anagrafica soci (verde)

L'area anagrafica soci, contraddistinta dal colore verde, contiene una griglia con l'elenco dei soci censiti.

Per ogni socio, vengono mostrate, in griglia, una serie di informazioni anagrafiche, ed altre legate allo status del socio nella stagione correntemente associata all'utente. 

In particolare, vengono mostrate:

  1. Stato iscrizione - indica se il socio è iscritto nella stagione corrente
  2. Stato certificato - indica se il certificato medico è scaduto o in corso di validità alla data attuale
  3. Stato pagamenti - indica se il socio è in regola o meno con i pagamenti (approfondiremo, in seguito, le cause per le quali il socio finisce in automatico nell'elenco degli scaduti) .

E', inoltre, possibile, inviare una comunicazione diretta al socio via email o sms, avere un link diretto per generare un nuovo pagamento e visualizzare la scheda dei dettagli del socio attraverso l'apposito pulsante.

Per creare un nuovo socio,  fare click sull'apposito pulsante verde 'Nuovo socio' collocato in alto a destra sopra la griglia.

Per modificare un socio, fare click sul pulsante Scheda in corrispondenza del socio del socio da modificare e compilare i vari campi del form che comparirà sottoforma di popup

Al fine di garantire integrità e coerenza dei dati oltre che per evitare errori umani, Non è possibile eliminare un socio. Se hai fatto un errore nel censire un socio (magari hai creato un doppione, nonostante l'avvertimento del programma), magari puoi "riciclare" quella anagrafica modificando i dati con quelli di un nuovo socio.

La tendina "Altre azioni" consente di effettuare una serie di azioni che verranno applicati massivamente sull'elenco dei soci attualmente visualizzati in griglia. Utilizzando quindi i filtri di ricerca (o quelli di ricerca avanzata), sarà possibile ridurre l'elenco dei soci sui quali effettuare azioni massive al numero desiderato.

Le azioni disponibili, sui soli soci visualizzati (usare attenzione nell'applicare i filtri) sono, in particolare:

  1. Invio comunicazione (sms o email)
  2. Stampa tessere
  3. Esportazione excel - sarà possibile selezionare un template di esportazione tra quelli predefiniti
  4. Iscrizione diretta - consentirà di impostare, per i soci visualizzati, lo status di iscritto
  5. Revoca iscrizione - consentirà di revocare, per i soci visualizzati, lo status di iscritto
  6. Accettazione soci - consente di impostare la data di accettazione a socio
  7. Impostare massivamente il livello
  8. Impostare massivamente la valutazione
  9. Aggiungere tutti i soci visualizzati ad una lista
  10. Rimuovere tutti i soci visualizzati da una lista
  11. Associare massivamente a tutti i soci uno scadenzario

 


Scheda socio

La scheda socio è una finestra popup disponibile in molteplici aree del programma e consente di prendere visione di tutte le informazioni del socio.

Nell'intestazione, la popup, riporta una serie di informazioni

  • Cognome e nome del socio
  • Status di iscritto (con eventuale progressivo di iscrizione)
  • Stato di validità del certificato con data di scadenza
  • Status dei pagamenti - in caso di pagamenti non regolari, facendo click sulla relativa etichetta, comparirà un'alert riportante la motivazione per la quale il socio risulta non in regola con i pagamenti.

Nell'intestazione, è, inoltre, presente un menu a tendina

  • Invia comunicazione: consente di inviare direttamente al socio una email od un sms
  • Stampa tessera: consente la stampa in pdf della tessera del socio
  • Iscrizione diretta - consente di impostare per il socio lo status di iscritto alla stagione corrente SENZA PASSARE PER UN PAGAMENTO
  • Revoca iscrizione: consente di rimuovere lo status di iscritto al socio
  • Accetta come socio: consente di impostare la data di accettazione a socio per il singolo
  • Nuovo pagamento: apre la finestra di generazione di un nuovo pagamento.
  • Modulistica: consente di stampare i moduli privacy, iscrizione (se l'utente è iscritto) e tutti gli altri moduli definiti con i dati del socio.

 Il corpo della popup, invece, è diviso nelle seguenti aree.

  • Anagrafica - si tratta di un form contenente tutte le informazioni disponibili. Sono previsti anche quattro campi "custom" che consentono un ulteriore livello di personalizzazione per la società rispetto ai campi standard. Una volta effettuate le modifiche, fare click sul pulsante verde "Aggiorna informazioni socio".
  • Liste - mostra l'elenco delle liste alle quali il socio è assegnato (in tal caso sono evidenziate in verde). Per associare un socio ad una lista, fare semplicemente click sulla lista stessa che diventerà verde, Per rimuovere l'associazione ad una lista, fare sempre click sulla lista stessa che perderà il colore verde
  • Pagamenti - mostra una griglia contenente l'elenco dei pagamenti del socio, è possibile inviare una o più ricevute di pagamento direttamente via email o stamparle in pdf.
  • Scadenzari - mostra una griglia contenente l'elenco degli scadenzari attualmente associati al socio. Per ciascuno, è possibile visualizzare lo storico dei pagamenti oppure effettuare delle modifiche / personalizzazioni.
  • Attività - mostra l'elenco dei corsi ai quali il socio è o è stato associato.
  • Deskalo - mostra le informazioni sull'eventuale utenza collegata al socio sulla piattaforma DESKALO. Consente di creare un nuovo utente e modificarne la password e lo stato di attivazione.
  • Comunicazioni - mostra lo storico delle comunicazioni inviate (email e sms) al socio

Area Pagamenti

La nuova area pagamenti presenta una griglia al centro dello schermo riportante l'elenco dei pagamenti ricevuti. I pagamenti sono evidenziati in verde se validi e in rosso se non validi.

Per ogni riga in griglia, viene mostrato il relativo progressivo stagionale e annuale.

E' possibile visualizzare la scheda del socio intestatario facendo click sul cognome e nome nella relativa riga. 

E', inoltre, possibile stampare il documento, modificarlo, per i soli campi abilitati, facendo click sul pulsante arancione, e, infine, inviarlo direttamente come allegato ad un messaggio di posta elettronica.

Il menu a tendina "chiusura" consente la generazione di un report pdf che mostra l'elenco degli incassi ricevuti per ciascuna delle modalità previste.

Per effettuare ricerche approfondite, è possibile avvalersi dei filtri in alto.

Le ricevute emesse a seguito di pagamenti online tramite la piattaforma DESKALO vengono generate automaticamente ed inserite nell'elenco.


Come si effettua un pagamento

Per effettuare un pagamento, dall'area anagrafica soci (oppure dalla scheda del socio), fare click sul pulsante contrassegnato con il simbolo '€' in corrispondenza del socio per il quale si desidera procedere.

In alternativa, è possibile fare click sul pulsante "Nuovo Pagamento" presente nell'area Pagamenti.

L'interfaccia di creazione di un nuovo pagamento è divisa in quattro quadranti

  • Alto a sinistra - contiene le informazioni dell'intestatario del pagamento con anche la possibilità di modificarlo e visualizzare la relativa scheda
  • Basso a sinistra - contiene l'elenco dei prodotti per i quali è possibile effettuare un pagamento. Per selezionare un prodotto, fare click sulla relativa riga. Vengono evidenziati e messi in cima all'elenco i prodotti presenti nelle precedenti ricevute dello stesso socio
  • Alto a destra - contiene, se presenti, le ultime 3 ricevute emesse per il socio intestatario del pagamento
  • Basso a destra - contiene l'elenco dei prodotti aggiunti (è possibile editare alcuni campi) ed il totale

Per emettere il pagamento (e la eventuale ricevuta), fare click sul pulsante "Genera pagamento".

Verrà mostrata una finestra popup con una serie di opzioni. Modificare quelle per le quali si intende avere una personalizzazione e, quindi, fare click sul pulsante "Genera pagamento".


Come si iscrive un socio

E' possibile impostare lo status di iscritto ad un socio, per la stagione attualmente associata all'utente, in due modi

  1. Attraverso il pagamento di una quota di tipo iscrizione legata alla stagione corrente (l'eventuale annullamento della ricevuta comporterà la rimozione dello status di socio).
  2. Attraverso la funzionalità "Iscrizione diretta" disponibile nella scheda del socio. Questa funzionalità è applicabile anche massivamente ad un elenco di soci mediante la scelta sul menu a tendina "Altre azioni" presente in anagrafica soci.

In entrambe le modalità è possibile revocare lo status di iscritto attraverso la funzionalità revoca iscrizione disponibile massivamente in anagrafica soci e singolarmente nella scheda del socio


Area attività (corsi)

La maschera attività ha una disposizione leggermente diversa da tutte le altre maschere presenti nel programma. Infatti, in questa area, vengono mostrati tutti i corsi censiti per la stagione corrente.

L'interfaccia è divisa in sei (o sette) colonne: una per ciascun giorno della settimana (la visualizzazione della domenica è opzionale).

In riga, sono disposti, invece, tutti gli orari per i quali è presente almeno un corso.

Scorrendo l'elenco si possono vedere una serie di rettangoli colorati. Ad ogni rettangolo corrisponde la giornata di un corso. Nel rettangolo sono mostrate alcune informazioni riassuntive del corso stesso. Per visualizzare i relativi dettagli, fare click all'interno dell'area del rettangolo.

Il rettangolo si espanderà e sarà possibile consultare l'elenco dei soci iscritti, lo status di ciascuno e i giorni di frequenza di ciascuno. Ciascun socio presenta una colorazione differente in base al proprio status

  • Verde - se il socio è in regola con certificato, pagamenti e iscrizione
  • Giallo - se il socio non è in regola con certificato e/o iscrizione
  • Rosso - se il socio non è in regola con i pagamenti

Facendo click sulla riga del singolo socio, sarà possibile visualizzarne la relativa scheda

Facendo click su una delle etichette relative ai giorni di frequenza del socio al corso, sarà possibile aggiungere o rimuovere giorni e/o rimuovere il socio dal corso.

Al di sotto dell'elenco dei soci del corso selezionato, sono presenti quattro pulsanti

  • Pulsante rosso - Elimina il corso e tutte le informazioni ad esso associate
  • Pulsante celeste - Stampa registri - apre una finestra di dialogo che chiede per quale mese e che tipo di registro si vuole stampare (registro con presenze o registro vuoto)
  • Modifica corso - Apre il popup di gestione del corso. Questo popup contiene vari tab. Il primo tab consente di effettuare modifiche alle informazioni di base del corso. Il secondo consente di modificare orari e aree. Il terzo consente di vedere l'elenco dei soci associati al corso con i relativi giorni di frequenza e di effettuare eventuali operazioni massive per i soci selezionati. Il quarto tab contiene un elenco di informazioni statistiche anagrafiche oltre che una stima economica dei proventi del corso stesso da inizio stagione
  • Aggiungi socio - consente di aggiungere un socio al corso mostrando una finestra popup dalla quale si può selezionare il socio desiderato

I corsi vengono visualizzati in base ai filtri impostati nella barra collocata in alto a destra. E' possibile utilizzare i filtri per ridurre l'elenco oppure spostarsi da un orario all'altro utilizzando la tendina degli orari.


Area statistiche

L'area Statistiche è stata completamente ridisegnata e presenta una serie di novità. L'interfaccia è disegnata a Tab in modo da poter scorrere da sotto area all'altra con rapididità.

  • Andamento pagamenti - Mostra un grafico a barre avente in ascissa i totali i mesi di ciascuno degli anni presi in considerazione ed in ordinata gli importi. Questo grafico, esportabile in formato immagine, consente di prendere visione delle variazioni dei totali dei pagamenti per gli stessi mesi su anni diversi.
  • Prodotti - mostra una griglia contenente per ogni riga una quota pagata, il relativo importo ed il relativo prodotto. Diversamente dall'area pagamenti dove non è più possibile filtrare per prodotto, qui è possibile filtrare sia per prodotto che per centro di ricavo
  • Andamento iscrizioni - Come per i pagamenti, questo grafico riporta in ascissa i totali dei mesi di ciascuno degli anni presi in considerazione ed in ordinata il numero degli iscritti.
  • Ripartizione prodotti - Mostra un grafico a torta che riporta la divisione in percentuale degli importi dei singoli prodotti sul totale incassato
  • Soci - Mostra una griglia contenente l'elenco dei soci ordinato per somma degli importi pagati

Ognuna delle schede mostrate in questa maschera contiene, nella parte alta, dei filtri che si possono di volta in volta utilizzare per affinare la ricerca.


Area abbonamenti

L'area abbonamenti consente di prendere visione di tutti gli abbonamenti emessi e validi per la stagione corrente.

Di default, i filtri in alto sono impostati per visualizzare solo gli abbonamenti validi (quindi non scaduti per data) e non esauriti (che hanno quindi un numero di ingressi non goduti maggiore di zero).

E' possibile, per ricercare uno specifico abbonamento, manipolare i filtri a proprio piacimento.

Per spuntare un ingresso, utilizzare il pulsante verde sulla destra in corrispondenza dell'abbonamento desiderato. Per visualizzare i dettagli dell'abbonamento e/o effettuare delle modifiche alla sua data di scadenza oppure alle date degli ingressi, fare click sul pulsante celeste.


Come funziona Deskalo - Prenotazioni online

Il gestionale AssoSprint è collegato con il portale deskalo. Questo strumento consente ai soci di effettuare online pagamenti e prenotazioni di lezioni.

Una volta creato un corso con lezioni prenotabili online (vedi paragrafo calendario), le date di questo corso saranno visualizzabili a tutti o ad un sottoinsieme di soci attraverso la piattaforma deskalo.

I soci potranno effettuare la prenotazione e, tale prenotazione, sarà automaticamente riportata all'interno del calendario, in corrispondenza della data selezionata dal socio. Analogamente, il socio potrà disdire la propria prenotazione utilizzando la medesima procedura dalla propria area su deskalo.


Come funziona Deskalo - Registrazione cliente

A partire dalla nuova versione del nostro gestionale, accanto alla registrazione autonoma dei soci su deskalo (a patto che l'indirizzo di registrazione sia associato all'anagrafica), è prevista anche la procedura di registrazione diretta dal parte della segreteria tramite l'apposito tab nella scheda del relativo socio.

Una volta fatto click sul pulsante 'Registra', si apre una finestra popup contenente Nome, Cognome, e password provvisoria del socio.

Una volta fatto click sul pulsante verde 'Salva', il cliente riceve una email con il riepilogo delle credenziali e le istruzioni per accedere.

Per ragioni di sicurezza, è opportuno sensibilizzare l'utente nell'importanza di procedere con la modifica della password una volta effettuato il primo accesso


Come funziona Deskalo - Pagamenti online

Il gestionale AssoSprint è collegato con il portale deskalo. Questo strumento consente ai soci di effettuare online pagamenti e prenotazioni di lezioni.

Lato società è necessario impostare un primo collegamento tra il proprio account AssoSprint e il proprio account Stripe (provider di pagamenti online). Per effettuare questa operazione, seguire la procedura guidata presente in amministrazione -> opzioni -> abilitazione pagamenti online.

Una volta effettuato tale collegamento (va fatto una sola volta) e abilitata la possibilità di ricevere pagamenti online (sempre tramite le opzioni), il socio loggato all'interno di deskalo potrà vedere l'elenco di tutti i pagamenti disponibili. Il sistema funziona come un classico e-commerce: si aggiungono i prodotti ad un carrello e si procede al checkout con pagamento tramite carta di credito.

Il socio, a pagamento avvenuto, riceve una email di conferma con in allegato la ricevuta di pagamento. La stessa ricevuta, viene aggiunta e resa disponibile anche in elenco pagamenti.

Per rendere visibile (e quindi pagabile) un prodotto sulla piattaforma deskalo, assicurarsi dall'elenco dei prodotti in amministrazione -> prodotti, che il relativo campo vendibile online sia selezionato.

I prodotti vengono mostrati al socio sulla piattaforma deskalo, tenendo presente alcuni criteri: ad esempio, non vengono mostrate quote di tipo iscrizione per un socio già iscritto nella stagione corrente. Inoltre, non vengono mostrati scadenzari non associati al socio. Questo al fine di evitare errori del socio nella scelta del prodotto da pagare.

E', inoltre, possibile, aggiungere una serie di prodotti ad una lista ed associare il socio a tale lista. Cosi facendo, il criterio standard adottato per mostrare i prodotti pagabili al socio verrà bypassato e verranno mostrati solo i prodotti associati alla lista in questione.

Vista l'importanza di questa funzionalità vogliamo proporre un esempio:

Immaginiamo di voler limitare l'elenco dei prodotti pagabili ad un certo gruppo di soci che frequentano corsi di fitness. Seguiamo la procedura

  1. Creiamo una lista denominata, ad esempio, "soci fitness"
  2. Associamo a questa lista tutti i soci che intendiamo includere in questo gruppo
  3. Da Anagrafica soci -> altre azioni -> gestione liste apriamo l'elenco delle liste e, in corrispondenza della lista  "soci fitness", facciamo click sul pulsante "prodotti" e selezioniamo solo i prodotti che desideriamo proporre a questo gruppo di soci

Così facendo i soci abbinati alla lista "soci fitness", in deskalo, vedranno solo i prodotti abbinati a questa lista. In un certo senso, la lista "soci fitness" funge da elemento di raccordo tra l'elenco dei soci e l'elenco dei prodotti da mostrare loro.


Come funziona il calendario

Sul lato destro della maschera Dashboard è presente un pannello denominato "Calendario". Facendo click sul pannello si finisce nella maschera Calendario.

Questa maschera, mostra l'elenco dei corsi e degli appuntamenti previsti per il mese corrente (è possibile modificare il mese agendo sul menu in alto), in formato calendario.

Per aprire i dettagli di un giorno, fare click sulla casella corrispondente al giorno desiderato.

La casella corrispondente al giorno selezionato, si espanderà mostrando l'elenco di tutti gli eventi previsti per la relativa data.

Per visualizzare un evento, fare click sulla riga corrispondente.

Per creare un nuovo evento, fare click sul pulsante verde "+ Evento". 

Il sistema consente di creare 

  • Un nuovo appuntamento - ad uso interno: Si tratta di una sorta di "reminder". Può essere usato per appuntare una lezione privata, un incontro con i fornitori, ecc...
  • Nuovo corso: consente la creazione di un corso e, successivamente, delle relative date in cui i soci possono prenotarsi. In particolare, è possibile limitare l'iscrivibilità al corso ai soli soci iscritti e/o ai soli soci appartenenti a una o più liste e/o ai soli soci in possesso di uno o più tipologie di abbonamenti in corso di validità
  • Nuova data di un corso esistente: consente la creazione di una nuova data per un corso precedentemente creato.

Nel


Prima nota

Una delle novità più importante della nuova versione di AssoSprint è costituita dalla totale riorganizzazione della prima nota. Sono rimasti gli automatismi di sempre: i pagamenti finiscono automaticamente in prima nota così come i compensi dei tecnici.

Di nuovo c'è la possibilità di creare tipologie personalizzate di operazioni (oltre a quelle già presenti di default). Inoltre, c'è la possibilità di gestire conti di saldo differenti e di abbinare (tramite l'area amministrazione -> opzioni) i conti alle modalità di pagamento.

Dalla maschera, Prima nota, oltre che, quindi, visualizzare l'elenco delle operazioni (automatiche e manuali) e gestire le tipologie di operazione e i conti di saldo, è inoltre possibile gestire l'elenco dei fornitori. Infine è disponibile una funzionalità di esportazione di tutti i dati in formato excel.